Oleh : SOEPRIJANTO S.Pd.I
Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti
mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan
tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan
dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam
menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi
mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan
landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah
menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,
simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat
mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan
tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya
diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti
kesektariatan dan administrasi
administrasi adalah usaha atau kegiatan
sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud
meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan
rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program,
kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lain lain.
secara sempit administrasi diartikan sebagai
kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis )
atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan
mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan
pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan¢ Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian
administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut.1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan,
termasuk kegiatan kesekretaritan;2. Adanya kelompok orang;3. Adanya
kerjasama;4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;
III.
KESEKRETARIATAN¢
Kesekretariatan disebut juga
kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha
merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup
menunjang tercapainya tujuan administrasi.
Dengan kata lain, kegiatan
tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan
administrasi.1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program,
sampai evaluasi ).2. Surat menyurat;3. Kegiatan kearsipan dan agenda;4.
Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;5. pengiriman dan penerimaan
surat; dan6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis
beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku)
tertentu yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda
kegiatan.¢ A. Surat Menyurat¢ Surat adalah suatu sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak pihak tersebut disebut kegiatan
surat menyurat atau korespondensi.
dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat
digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:1. surat pribadi,2. surat dinas (resmi),
dan3. surat niaga.¢ Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang
lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat p erjanjian, dan surat
keputusan.
BAGIAN BAGIAN SURAT¢ 1) Kop/Kepala Surat;¢ (2) tanggal surat;¢ (3) nomor. Lampiran, perihal¢ (4) alamt,tujuan;¢ (5) salam pembuka;¢ (6) Isi surat¢ (7) Salam penutup;¢ (8) pengirim surat; da,¢ (9) tembusan;
KERASIPAN, AGENDA DAN
EKSPEDISI1). Arsip¢ Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data
tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen
tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya)
yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus
untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat disebut arsiper
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :1. (seolah-olah) sebagai
suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila
diperlukan.2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hUkum3. Arsip mempunyai
nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.4. Arsip memberikan
jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lain lain.
¢ System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :1)
Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan nama orang atau organisasi utama.2) Sistem penyimpanan menurut pkok
soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat..3)
Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada asal daerah surat..4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric
Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.5) Sistem
penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut
Agenda¢ Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
(periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun
surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar
(mengagendakan surat) disebut agendaris.
Buku agenda, dapat dibagi
atas 2 (dua) macam, yaitu :1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan
satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk
surat keluar.2) Agenda Ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku
khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat
surat keluar.
Ekspedisi¢ Ekspedisi adalah kegiatan mengurus
(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas
untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barang- barang disebut ekspeditur.¢ Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku
ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat
telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.
BUKU INDUK DAN AGENDA
KEGIATAN1. Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas
pengurus /anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data - data
atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini
adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota
organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan
merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama
periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan
badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
IV. P E N U T U
P¢
Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu
eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus
mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan
perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak
terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh
karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting,
termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti
penting dalam menjalankan roda organisasi.
0 on: "Administrasi dan kesekretariatan"